مدیریت ایونت میتواند هم هیجانانگیز و هم فلجکننده باشد. از یک طرف، چشمانداز یک سالن پر از مخاطبان درگیر و یک برنامه بینقص. از طرف دیگر، کوهی از وظایف، جزئیات فراموششده، و ترس دائمی از اینکه اگر چیزی اشتباه پیش برود چه؟. این آشفتگی ذهنی، بزرگترین دشمن هر مدیر ایونتی است. اما راهی برای غلبه بر آن وجود دارد.
مدیریت ایونت موفق، جادوگری یا شانس نیست، بلکه پیروی از یک سیستم است. یک چارچوب قابل اعتماد که به شما اجازه میدهد آشفتگی را به مراحل قابل مدیریت تقسیم کنید، برای هر دغدغه یک راهحل داشته باشید و کنترل اوضاع را از ابتدا تا انتها در دست بگیرید. در این مقاله از ایونتلی، آن سیستم را در اختیار شما قرار خواهیم داد. قرار نیست لیستی بیپایان از کارها را به شما تحمیل کنیم. در عوض، یک نقشهی راه ۵ مرحلهای، عملی و اثباتشده را به شما آموزش میدهیم که به شما کمک میکند با اعتماد به نفس و آرامش، از ایده اولیه تا جشن موفقیت پس از ایونت حرکت کنید. بیایید با هم، استرس را از معادله حذف کنیم.
مرحله اول: معماری، از ایده تا استراتژی
دغدغه اصلی: ایدههای زیادی دارم ولی نمیدانم از کجا شروع کنم. میترسم در مسیر، هدف اصلی را گم کنم و منابع را هدر بدهم.
این مرحله، مهم ترین بخش مدیریت ایونت است. مانند ساختن نقشه یک ساختمان قبل از گذاشتن اولین آجر. عجله در این مرحله از مدیریت ایونت، منجر به دوبارهکاریهای پرهزینه در آینده میشود. هدف ما در این قسمت از مدیریت ایونت تبدیل ایدههای مبهم به یک استراتژی کامل و قابل دفاع است.
ابزار اول: تکنیک چرا، چگونه، چه:
چرا؟ با عمیقترین سوال شروع کنید. چرا این ایونت باید وجود داشته باشد؟ هدف نهایی آن ایجاد چه تغییری در مخاطب یا کسبوکار شما است؟
چگونه؟ چگونه میخواهید به این چرا برسید؟ چه رویکرد اختصاصی دارید؟
چه؟ چه چیزی برگزار میکنید؟
این تکنیک به شما یک بیانیه ماموریت قدرتمند میدهد که راهنمای تمام تصمیمات بعدی شما خواهد بود.
ابزار دوم: ماتریس بودجهبندی مبتنی بر اولویت برای مدیریت ایونت
به جای لیست کردن هزینهها، آنها را در یک ماتریس چهارخانهای قرار دهید:
مهم و پرهزینه: (مانند سخنران اصلی، مکان اصلی). اینها سرمایهگذاریهای اصلی شما هستند.
پر اهمیت و کمهزینه: (مانند یک پلتفرم ثبتنام ساده و سریع، ارتباط مستمر با ثبتنامکنندگان). اینها نقاطی هستند که با هزینه کم، تاثیر زیادی دارند.
مطلوب ولی غیرحیاتی: (مانند هدایای گرانقیمت، دکوراسیون زیبا). اینها اولین چیزهایی هستند که در صورت کمبود بودجه حذف میشوند.
غیرضروری: هزینههایی که هیچ تاثیری بر تجربه اصلی مخاطب ندارند.
این ماتریس به شما کمک میکند منابع محدود خود را بهتر تخصیص دهید.
مرحله دوم: جذب، از سالن خالی تا جامعه مشتاق
دغدغه اصلی: میترسم کلی هزینه کنم و در نهایت کسی ثبتنام نکند. چگونه مخاطبان هدفم را پیدا و متقاعد کنم؟
مدیریت ایونت بدون شرکتکننده، فقط یک تمرین پرهزینه است. در این مرحله از مدیریت ایونت، تمرکز ما بر تبدیل ایونت شما به یک آهنربای قدرتمند برای جذب مخاطبان درست است.
ابزار اول: ساخت یک پیشنهاد مناسب
مردم برای ایونت شما ثبتنام نمیکنند. آنها برای راهحل مشکلی که دارند، ثبتنام میکنند. پیشنهاد خود را در یک جمله خلاصه کنید که به این سه سوال درباره مدیریت ایونت پاسخ دهد:
برای چه کسی است؟ (مثال: برای مدیران بازاریابی دیجیتال)
چه مشکلی را حل میکند؟ (مثال: که با بودجه محدود برای تولید یک ایده با کیفیت دست و پنجه نرم میکنند)
چه نتیجهای به دست میآورند؟ (مثال: یاد میگیرند چگونه با استفاده از تکنیکهایی که شما در ایونت مطرح میکنید، هزینه جذب مشتری خود را تا ۲۰ درصد کاهش دهند.)
این جمله، هسته تمام پیامهای تبلیغاتی شما میشود.
ابزار دوم: کمپین بازاریابی موجی
به جای یک طوفان تبلیغاتی، موجهایی از ارتباطات را ایجاد کنید که به تدریج هیجان را میسازند:
- موج اول (ایجاد کنجکاوی): 6 هفته قبل از ایونت، تنها موضوع و تاریخ را اعلام کنید. از عباراتی مانند اتفاقی بزرگ در راه است استفاده کنید.
- موج دوم (رونمایی و ارزش): 4-۵ هفته قبل، از سخنرانان کلیدی و پیشنهاد ارزش خود رونمایی کنید. ثبتنام زودهنگام با تخفیف را باز کنید.
- موج سوم (اثبات اجتماعی): 2-۳ هفته قبل، نظرات مثبت از ایونتهای قبلی، ویدیوهای کوتاه از سخنرانان، و تعداد ثبتنامکنندگان را به اشتراک بگذارید.
- موج چهارم (فوریت): 1 هفته قبل، شمارش معکوس را شروع کنید و بر نزدیک شدن به پایان مهلت ثبتنام تاکید کنید.
مرحله سوم: تدارکات، مدیریت جزئیات بدون آشفتگی
دغدغه اصلی: این همه کار و جزئیات برای هماهنگی وجود دارد. میترسم چیزی از قلم بیفتد و در روز ایونت غافلگیر شوم.
در این قسمت بسیاری از مدیران ایونت نگران میشوند. کلید موفقیت، داشتن یک سیستم مرکزی برای ردیابی همه چیز است.
ابزار اول: مرکز کنترل ماموریت
یک ابزار مدیریت ایونت ساده (مانند Trello, Asana یا حتی یک Google Sheet پیشرفته) را به عنوان مرکز کنترل خود انتخاب کنید. این داشبورد باید شامل موارد زیر باشد:
- ستونها (مراحل): ایدهپردازی، در حال انجام، منتظر بازخورد، تکمیلشده.
- کارتها (وظایف): هر وظیفه، هرچقدر هم کوچک، یک کارت جداگانه دارد (به عنوان مثال: تماس با شرکت کترینگ.
- جزئیات کارت: هر کارت باید شامل مسئول انجام کار، تاریخ سررسید و تمام فایلها و اطلاعات مرتبط باشد.
این سیستم، ذهن شما را از به خاطر سپردن جزئیات آزاد میکند و به شما یک دید کلی و واضح از وضعیت پروژه برای مدیریت ایونت میدهد.
ابزار دوم: چکلیست روز مبادا
با تیم خود بنشینید و یک جلسه طوفان فکری منفی برگزار کنید. از خود بپرسید: چه چیزهایی ممکن است به طرز اشتباه پیش بروند؟ لیستی از ۵ تا ۱۰ سناریوی بحرانی محتمل تهیه کنید (به عنوان مثال: قطعی برق، خرابی سیستم صوتی، غیبت سخنران). سپس برای هر کدام، یک برنامه اقدام فوری در یک یا دو جمله بنویسید.
(مثال: مشکل: اینترنت قطع شد.
اقدام: مسئول فنی بلافاصله اینترنت پشتیبان موبایل را فعال میکند و به مجری اعلام میکند تا با یک پرسش و پاسخ کوتاه، ۵۵ دقیقه زمان بخرد.
این چکلیست، بیمهنامه آرامش شما در روز ایونت است.
مرحله چهارم: اجرا، کارگردانی یک تجربه درست
دغدغه اصلی: روز ایونت بسیار پراسترس است. چگونه مطمئن شوم همه چیز درست پیش میرود و شرکتکنندگان تجربه خوبی خواهند داشت؟
در روز ایونت، شما دیگر یک مدیر پروژه نیستید. شما یک کارگردان صحنه هستید. وظیفه شما نظارت بر جریان کلی و توانمندسازی تیمتان است، نه درگیر شدن در جزئیات اجرایی.
ابزار اول: برنامه اجرایی دقیق
این سند، فیلمنامه دقیقه به دقیقه روز ایونت شما خواهد بود. این سند باید فراتر از زمانبندی سخنرانیها باشد و شامل موارد زیر باشد
- ستون زمان: به تفکیک ۵ دقیقه.
- ستون فعالیت: چه اتفاقی روی صحنه یا در سالن میافتد؟
- ستون مسئول: کدام فرد یا تیم مسئول اجرای آن فعالیت است؟
- ستون نکات فنی: چه موسیقیای باید پخش شود؟ چه اسلایدی باید نمایش داده شود؟ نور صحنه چگونه باید باشد؟
این سند را با تمام اعضای اصلی تیم (مجری، مسئول فنی، مسئول پذیرش) به اشتراک بگذارید تا تمامی افراد دقیقا بدانند در هر لحظه چه کاری باید انجام دهند.
ابزار دوم: تکنیک حضور مدیریتی
به جای نشستن در اتاق فرمان، در میان شرکتکنندگان قدم بزنید. به زبان بدن آنها توجه کنید. آیا سردرگم به نظر میرسند؟ آیا در حال تعامل هستند؟ این کار به شما دو مزیت میدهد:
به سرعت مشکلات کوچک (مانند سرد بودن بیش از حد سالن) را شناسایی و حل میکنید.
به شرکتکنندگان نشان میدهید که برای تجربهی آنها اهمیت قائل هستید.
مرحله پنجم: تبدیل یک ایونت به یک دارایی ماندگار
دغدغه اصلی: ایونت تمام میشود. چگونه تاثیر آن را اندازهگیری و به مدیرانم ثابت کنم؟ و چگونه از این همه تلاش، برای آینده استفاده کنم؟
پایان ایونت آغاز مرحله برداشت است. در این مرحله، موفقیت را اندازهگیری میکنیم و آن را به یک دارایی بلندمدت برای برند تبدیل میکنیم.
ابزار اول: داشبورد سنجش موفقیت
قبل از ایونت KPI یا همان شاخصههای خود را مشخص کردهاید. حالا زمان اندازهگیری آنها فرا رسیده است. یک داشبورد ساده بسازید که شامل موارد زیر باشد:
- معیارهای مشارکت: نرخ حضور (درصد ثبتنامکنندگانی که شرکت کردند)، تعداد سوالات پرسیدهشده، میزان فعالیت در ایونت.
- معیارهای کسبوکار: تعداد سرنخهای جدید، تعداد دموهای درخواستشده، میزان فروش مستقیم (در صورت وجود).
- معیارهای رضایت: امتیاز خالص ترویجکنندگان (NPS)، امتیاز رضایت از محتوا و سخنرانان.
این داشبورد، گزارش کار شما به مدیران و اثبات بازگشت سرمایه (ROI) است.
ابزار دوم: استراتژی بازیافت محتوا
ایونت شما یک معدن طلا است. آن را هدر ندهید.
ویدیوی کامل سخنرانیها
کلیپهای ۱ دقیقهای برای شبکههای اجتماعی
پنل گفتگو
مقاله وبلاگ با عنوان
۵ دیدگاه متضاد درباره موضوع
نکات کلیدی سخنرانیه
اینفوگرافیک جذاب
مجموعهی تمام محتواها
کتاب الکترونیکی
این استراتژی، عمر ایونت شما را ماهها افزایش میدهد و ارزش آن را چند برابر میکند.
جمع بندی
مدیریت ایونت نباید یک مسیر پر از استرس و عدم قطعیت باشد. با به کارگیری یک سیستم منسجم، شما میتوانید آشفتگی را به کنترل و دغدغهها را به برنامههای عملی تبدیل کنید. این سیستم ۵ مرحلهای معماری، جذب، تدارکات، اجرا و تبدیل به دارایی به شما نقشه میدهد تا با اعتماد به نفس بیشتری ایونتهای خود را طراحی و مدیریت کنید. به یاد داشته باشید، شما یک مجری وظایف نیستید. شما یک مدیر، یک معمار و یک رهبر هستید. این سیستم، ابزار شما برای درخشش در این نقش خواهد بود.
دیدگاه خود را ثبت کنید.
نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخشهای موردنیاز علامتگذاری شدهاند *